フリーアドレスとの違い

アクティビティ・ベースト・ワーキングについて語る前に、1980年代に日本に取り入れられ、現在では一般的になっている「フリーアドレス」について、おさらいしておきたいと思います。

フリーアドレスは、1970年代にマサチューセッツ工科大学のトーマス・Ｊ・アレンらが提唱した「ノン・テリトリアルオフィス」が起源といわれています。トーマス・Ｊ・アレンは、研究開発部門での生産性向上には、コミュニケーションや情報共有が重要な要素になっていることを突き止めました。そして、固定化されたデクスを持たない働き方が、通常のコミュニケーションと偶発的なコミュニケーションの促進につながるとし、その環境をノン・テリトリアルオフィスと名付けたのです。

このノン・テリトリアルオフィスが日本に取り入れられた当時は、デスクが固定化されないのであれば１人１席ではなく、例えば、不在時の在席率が50％なら、ある程度の余裕を見て80%程度確保すればよいという、「スペースの効率化を優先するフリーアドレス」として受け取られていました。しかしながら、スペース効率だけを目的とした考え方では、自席がなくなったワーカーの不満や収納の不足、結局、席が固定化されてしまうなどの問題によって運用が上手くいかず、元の固定席に戻す企業も多く見られました。

近年、コミュニケーションの重要性が認識され、またICTの進展も手伝い、ペーパーレス化、モバイルの普及などによって、働き方やオフィスを取り巻く環境が大きく変化したことに伴い、トーマス・Ｊ・アレンが提唱した、コミュニケーション促進を目的とする本来のノン・テリトリアルデスクに近い考え方のフリーアドレスが、再び導入されるようになってきました。

アクティビティ・ベースト・ワーキングについて

今回、「アクティビティ・ベースト・ワーキング（以下、ABW）」を分かりやすくするために、やや強引ですが、上のグラフのように定義しました。

ABWは、もともとオランダで生まれたオフィス環境と言われています。国土が小さく、また少子高齢化の進むオランダでは「いかに生産性を高め、企業としての付加価値を生み出すか」「限られたオフィススペースの中で実現させる理想のオフィス環境はどのような形か」を模索し、その解として考えられたのがABWです。このようなオランダの環境は、現在の日本と非常に近いと思います。

ABWとは「ワーカーが自分の仕事の内容に合った適切な場所を自らが選択できる環境」のことを言います。つまり、デスクと会議室だけのオフィスではなく、集中するためのエリアやプロジェクトメンバーで集まりやすいブース、情報共有しやすいオープンミーティングエリア、カジュアルコミュニケーションができるカフェテリアなど、さまざまな機能が充実していることが重要なポイントです。そして、ABWを導入しているオランダの多くの企業では、ワーカーは自席を持たず、その多様な環境の中で自由に場所を選択しています。これを「ABW」と定義します。

オランダで生まれたABWは、現在では欧米を始めとする多くの国で見られるようになっています。シリコンバレーのTech系企業のキャンパス型オフィスでは、さまざまな機能が盛り込まれた環境をよく目にします。しかしながら、国土の大きなアメリカでは、ABWの考え方をベースとしながら、ワーカーに個別の専用席も提供しています。これを「ABW＋専用席」と定義します。

「ABW」は、個人の生産性を向上させるには、非常に有効なオフィス環境です。一方で、個人のワークエリアが広がってしまうために、チームや組織としてのコミュニケーションが希薄になる恐れもあります。とくに大きなフロアプレートを利用する企業や、組織としてのコラボレーションを重要視する企業においては、これが大きな課題になってしまいます。そして、「ABW＋専用席」では、自席の専用席周辺のコミュニケーションは促進されますが、席が完全に自由なABWよりコミュニケーションの幅は限定的となります。

そこで、オーストラリアにおいて、チームや組織としてのコミュニケーションが見直され、独自に進化を遂げたものが、グラフの「ネイバーフッド」です。こちらは、チームや組織などにより緩やかに業務エリアを決め、さらに個人のロッカーや組織の収納スペースをまとめることにより、コミュニティが形成できる範囲を定めています。運用は企業により多少異なりますが、その名が示すとおり、組織単位で緩やかにネイバーフッド（近隣）を決めるという考え方で、これは、「これからの働き方、ワークプレイスの在り方の選択肢として非常に有効な形」だと思います。ちなみに、ABWのさまざまな機能がなく、単に席の範囲を指定するのが「グループアドレス」と、ここでは定義しています。

「生産性向上につながるABW」を今回のタイトルとしましたが、ABWがどの企業、どの組織にも当てはまる正解とは限りません。重要なのは、「企業の経営戦略、経営目標を実現する理想の働き方」、そして「理想の働き方を実現する理想のオフィス環境を考えていくこと」です。もちろん、企業内でも働き方は一様ではなく、部署や職種によって個別に考える必要があり、ABWを取り入れる場合にも、企業にとって必要な機能を選定することが大切です。
今、働き方改革は多くの企業の関心どころだと思いますが、「企業に適した働く環境を見つけること」は、働き方改革の重要な要素になります。企業に合ったオフィス環境の整備が、多くの日本企業のさらなる生産性の向上につながっていくことを願ってやみません。

オーストラリアでは、GDPが20年以上連続してプラスとなっており、今後もしばらく経済成長は続くと考えられています。グローバルに活躍する企業が多く、もともと人口が少ないため海外から積極的に技能移民を受け入れ続けており、労働人口も増加傾向にあります。また、日本の2倍とされる最低賃金や従業員の権利、福利厚生を尊重した労働法により人件費が高いことに加え、都市部では商業用物件の家賃も高く、業種に関わらず企業には高い生産性が求められています。

そのような状況の中で先進的な取り組みをしている法律事務所を訪ね、オーストラリアにおける働き方は日本の数年先を行っているという印象を受けました。以前は9時−5時の定時勤務が普通でしたが、現在は場所と時間に縛られないフレキシブルな働き方が主流になりつつあります。在宅勤務は当然可能で、ペーパーレス化が進んでいるため、自席以外のライブラリーやカフェなど、どこでも働くことができます。日本でもワーク・ライフ・バランスが重視されつつあり、働き方の選択肢を与える企業が出てきていますが、オーストラリアではワーカーが働き方を主体的に選択することが普通になっているようでした。近い将来、日本でもこのような働き方がスタンダードになると思われます。

また特徴的だったのは、今回訪問した3つの法律事務所のいずれも、複数のフロアが階段や吹き抜けでつながっており、オフィス内の様子が立体的に見渡せる空間になっていたことです。設計当初は階段などのない普通のテナントビルでしたが、テナント企業経営者の強い要望により躯体形状の変更が実現されました。このような視覚的なつながりの影響は大きく、ワーカーの生産性や幸福度が向上しているという調査結果が出ているそうです。

法律事務所のオフィスは、パートナー弁護士が窓側の個室にいて、その近くにアソシエイト弁護士、そしてパラリーガル、秘書が配置されるパターンが多く、特にパートナー弁護士の個室は情報の秘匿性や権威的な意味？からも配置されていることがほとんどです。しかし、今回訪れた法律事務所にパートナーの個室は1つもなく、同じ形状の執務デスクが並ぶオープンでフラットな印象でした。オーストラリアの法律事務所ではオープンなオフィスが珍しくなく、最近増えてきているようです。また、一部のオフィスでは、自分の固定席のないABW（Activity Based Working）も試験的に取り入れられていました。さらに、従来は執務室、会議室や書庫によってほとんどの面積が占められていましたが、現在はオープンなミーティングスペースやカフェテリアを始めとしたコミュニケーションスペースなど、共有スペースが増加する傾向にあります。

そのような変化の背景には、法律事務所の仕事内容が複雑化し、個人やチームの専門領域を超えて連携しないと対応できないような案件が増えてきているという事情があります。今後そのような複雑な案件の比率はもっと上がると予測され、生産性を上げるために、チームや部門をまたいだコミュニケーションがますます重要視されています。このような仕事の質の変化は世界共通のものであり、数年後の日本の働き方・働く環境も、今とは大きく変わっているのではないでしょうか。